Comment bien communiquer avec les autres :
8 préalables et 2 outils indispensables
Même lorsqu’on parle la même langue, on peut se demander comment bien communiquer avec les autres? C'est davantage quand on a une critique à exposer que la communication se corse. Néanmoins, pensez aussi aux situations dans lesquelles votre timidité ou votre pudeur vous empêche de livrer aisément ce que vous pourriez avoir d'agréable à dire. Dans une situation comme dans l’autre, c’est confortable d’avoir quelques clés pour que votre interlocuteur réceptionne le mieux possible ce que vous avez à lui dire. C’est l’heure de votre pause lecture : d’ici quelques paragraphes vous aurez de quoi bien communiquer avec les autres en toutes circonstances.
8 Préalables pour savoir comment bien communiquer avec les autres
Savoir comment bien communiquer avec les autres peut s’avérer difficile en fonction de vos émotions, de vos ressentis, de votre état d’esprit sur l’instant. Avant même de découvrir deux outils indispensables pour la qualité de vos échanges, (re)mettez à jour vos préalables pour une communication fluide et constructive.
1. Le contexte et le choix du moment
Portez votre attention sur le contexte de la discussion : personnel, intime, amical, familial, hiérarchique, professionnel, à l’écrit, à l’oral… Ces paramètres doivent entrer en ligne de compte dans la manière que vous choisirez pour vous exprimer. Il y a fort à parier que vous ne transmettrez pas votre message de la même façon selon que vous parlez à votre nièce de 8 ans ou à votre collègue de bureau, n’est-ce pas ?
Quant au moment, accordez-lui une place de choix avant de vous mettre à parler. C’est primordial de prendre la « température » de vos émotions actuelles et de celles de votre interlocuteur : attendre qu’elles soient revenues à un état le plus neutre possible est une sage décision. De même, prenez garde au lieu où vous vous trouvez, à la discrétion possible, tant d’un point de vue visuel que sonore. Le milieu de la rue, du restaurant ou de l’open space vous donnent une illustration des lieux à éviter pour une mise au point.
2. La posture et le langage corporel
C’est ce que l’autre verra avant même que vous ne prononciez un seul mot !
J’ai entendu dire que nous faisons impression sur l’autre dans les quelques premières secondes où il nous voit. Ce n’est pas parce que vous ne débarquez pas en riant aux éclats ou en vociférant qu’il ne peut pas se faire une idée de vos intentions.
Les postures fermées - bras croisés, sourcils froncés, mâchoires et lèvres serrées, regards inquisiteurs et les gesticulations font partie de la communication.
3. Le choix des mots
Les mots ont du poids et de l’importance. Ceux que vous choisirez impacteront votre interlocuteur. Alors certes, vous n’êtes pas responsable de son histoire et de la manière dont il prend ce que vous avez à lui dire. Mais vous êtes responsable des mots que vous sélectionnerez pour vous exprimer. En conscience, réfléchissez à la tournure de vos phrases, à vos expressions, au sens des mots que vous utiliserez.
4. Une seule idée à la fois
Ne vous est-il jamais arrivé de tomber sur une discussion qui finit par ne plus avoir ni queue ni tête parce que votre interlocuteur s’enflamme ? Parti d’un sujet de discorde, il finit par déballer tout ce qu’il a sur le cœur et mélange tout ce qu’il a décidé de vous vous dire, là, maintenant, tout de suite, puisque l’occasion se présente.
Pour que votre communication soit qualitative et qu’elle puisse servir à quelque chose, exprimez une seule idée à la fois.
5. On garde le « Je », parce que le « Tu » tue
Classique mais à faire remonter à la surface : s’exprimer à la première personne du singulier vous responsabilise et met le projecteur sur ce que vous avez à dire.
Par exemple, au lieu de dire « Tu es tout le temps en retard, ça me gonfle ! », pouvez-vous dire « J’ai besoin que l’heure de rendez-vous soit respectée pour me sentir considéré.e. » ?
Ou encore : plutôt que « Tu ne comprends jamais rien de toute façon ! », que pensez-vous de « Je me sens incompris.e et ça me perturbe. J’ai besoin qu’on se pose pour que je puisse t’expliquer. » ?a
6. Le volume sonore
Ce n’est pas parce que vous parlerez de plus en plus fort que votre interlocuteur vous comprendra de mieux en mieux. Au pire, il se braquera, aura peur ou se rebifera et vous serez bien anvancé.e…
J’ai souvent lu que ce serait efficace de baisser la voix d’un ton ou deux, en la rendant plus « monocorde », pour faire retomber la pression. N'allez pas chuchoter non plus : il faut qu’on entende ce que vous avez à dire pour pouvoir vous comprendre !
7. L’ouverture et l’écoute
Pour bien communiquer avec les autres, il est essentiel de s’ouvrir à eux et de leur accorder votre écoute. Parce qu’à moins que vous ne soyez parti.e pour un monologue - généralement stérile dans le cadre d’une bonne communication, ce que vous direz provoquera des réponses.
Si d’emblée vous ouvrez votre capacité d’écoute et de questionnement, vous avez fait la moitié du job pour communiquer sainement ! Pour valider que vous écoutez activement et que vous comprenez ce que l’autre vous fait passer, pensez à reformuler ce qui paraît crucial - sans vous transformer en perroquet qui répète tout ! Cela lui démontre que vous êtes bien là, avec lui, à chercher une issue satisfaisante à votre échange.
8. La force des excuses sincères
Une abonnée LinkedIn m’a raconté qu’une fois, elle s’était vraiment trompée dans un dossier et qu’elle ne s’en était pas rendue compte immédiatement. Alors elle persistait et insistait de plus en plus lourdement pour être entendue et qu’on admette qu’elle avait raison. Jusqu’au jour où la lumière s’est abattue sur elle ! : elle avait fait une erreur.
Son premier réflexe habituel aurait été de s’embourber dans des explications sans fondements pour justifier sa « boulette », comme elle l’appelle. Mais elle avait décidé de travailler sur la qualité de ses échanges et sa prise de responsabilité. Sans s’aplatir mais très sincèrement, elle a présenté ses excuses aux personnes avec qui le ton était monté. Il a fallu du temps et du sérieux pour que la confiance soit rétablie. Mais en continuant ses efforts pour bien communiquer avec les autres, elle a fini par être « réhabilitée ». Aujourd’hui, tous rient avec elle de la fameuse « boulette ».
Comme avec cette abonnée, je serais ravie de recueillir vos anecdotes sur LinkedIn : rejoignez-moi !
Les esprits étant désormais rafraîchis sur les préalables pour bien communiquer avec les autres, découvrons sans plus attendre les deux outils à dégainer avant que les discussions s’enflamment.
1er outil : votre état* par rapport à l'autre
Selon que vous vous positionnez sur l’un ou l’autre des états suivants, et selon celui qu’adopte votre interlocuteur, votre communication - votre relation même - change de nature.
L’état PARENT
Si vous chaussez les baskets du Parent, vous serez soit Parent Nourricier, soit Parent Normatif. Quoi qu'il en soit, vous vous servez de ce que vous avez appris et qui est devenu votre socle de certitude pour communiquer avec les autres.
Le Parent Nourricier est l’état dans lequel vous êtes permissif en prenant soin de l’autre, en lui disant « Oui ». Cela étant vous pouvez basculer dans l’excès et le priver de son autonomie en agissant - penser et parler - à sa place.
Le Parent normatif quant à lui pose des règles et des limites. Fort de cela, il peut en venir à formuler des reproches ou à chercher des coupables quand il communique.
L’état ENFANT
Dans l’état Enfant, vous êtes à l’écoute de vos besoins, de vos émotions et de votre ressenti. Vous pouvez être soit Enfant Libre, soit Enfant Rebelle, soit Enfant Soumis.
L’Enfant Libre est créatif. Il est caractérisé par son goût pour l’indépendance et la spontanéité. Cela peut basculer dans une forme d’égoïsme, assez stérile quand on cherche à communiquer avec les autres.
L’Enfant Rebelle est affranchi et il sait dire non, ce qui peut le faire entrer en conflit avec ce qu’il assimile à une forme d’autorité.
L’Enfant Soumis obéit et se conforme aux règles et à son contexte tant et si bien que parfois, il devient victime.
L’état ADULTE
Enfin, pour bien communiquer avec les autres, l’état que vous recherchez et celui dans lequel ramener votre interlocuteur est l’état Adulte.
Attaché à la logique et aux faits, cet état est orienté vers les solutions. Il permet la prise de responsabilité et le traitement de la réalité avec un comportement adapté au contexte. L’écueil à éviter serait de paraître insensible, froid et distant, tel un robot sans émotions.
Dans votre communication, prenez vos responsabilités, ouvrez-vous à l’autre, exprimez-vous. Puis aménagez-lui un espace de réponse en lui donnant la possibilité de vous dire ce dont il a besoin précisément pour que votre échange, votre communication, soient fructueux.
La navigation fluide entre ces trois états est un des leviers essentiels en coaching. je suis à votre écoute si vous souhaitez en discuter ⬇
2ème outil : La méthode DESC
Cette méthode sert à exprimer une critique ou un désaccord. Elle a été créée dans les années 70 par des spécialistes de l'assertivité.
La peur d'exprimer un désaccord ou une critique vient souvent de la crainte de blesser l'autre, de sa réaction, de son jugement… La confiance en soi et des compétences en communication permettent des échanges constructifs avec les autres. Même en cas de désaccord ou de critique !
La méthode DESC comprend 4 étapes pour oser exprimer un désaccord ou une critique de manière constructive :
- Décrire la situation
- Exprimer ses émotions, son ressenti
- Solutions
- Conséquences Positives
Dans votre description de la situation qui vous amène à formuler votre désaccord ou votre critique, soyez factuel.le et précis.e : que s’est-il passé concrètement ? quand ? où ? comment ? qui est concerné ? sur quoi porte votre réaction ?...
Puis, exprimez vos émotions, votre ressenti. Ce n’est pas toujours chose aisée que de mettre des mots sur ses émotions. Souvenez-vous des 4 émotions de base - Joie, Peur, Tristesse, Colère - et cherchez dans leur déclinaisons pour dire à votre interlocuteur où vous vous situez (sérénité, angoisse, mélancolie, rage…).
Troisième étape, soyez dans la solution. Proposez la ou les issues possibles que vous avez identifiées et soyez constructif.ve en disant ce que vous préféreriez à l’avenir.
Enfin, valorisez les conséquences positives des solutions retenues. Pensez à exprimer les avantages que vous avez décelés pour vous mais aussi pour votre interlocuteur.
La mise en œuvre de la méthode DESC est redoutablement efficace si elle est sincère. Pour favoriser son succès, pensez à la check-list suivante :
- Évitez les réactions "à chaud"
- Préparez votre DESC tranquillement
- Respectez bien l'ordre des étapes
- Exprimez-vous en privé et à l'oral
- Choisissez le moment et le lieu
- Soyez ouverts aux réactions (ou à l'absence des réactions) de votre interlocuteur : elles lui appartiennent - rappelez-vous : vous êtes responsable de ce que vous dites, pas de la manière dont l'autre réagit.
Et pour terminer…
En bonus à ces outils, voici une astuce simple et puissante à la fois. Lorsque vous communiquez avec quelqu’un, à l’écrit comme à l’oral, pensez à inspirer puis à expirer tranquillement avant de réagir. Ces quelques secondes de souffle donnent de l’espace pour construire votre réponse.
Vous détenez maintenant de précieuses clés et savoir comment bien communiquer avec les autres devrait moins vous questionner. Pensez à la force de la préparation et de l’entraînement : même les meilleurs orateurs préparent leurs échanges avec les autres ! Donnez-vous le temps de l’amélioration. Et si une situation vous énerve à tel point qu’une bonne communication vous paraît impossible, prenez le temps de vous recentrer et de revenir dans l’ici et le maintenant. Vous pouvez télécharger mon challenge pour vous ancrer et faire redescendre la pression avant de vous exprimer. Il vous suffit de cliquer ⬇
* Les états du moi en analyse transactionnelle, selon Eric Berne
Moi, c'est Delphine Degrenne
J'ai pour mission de vous aider à mettre en place vos stratégies de réussite pour atteindre vos objectifs et avoir une vie professionnelle et personnelle épanouie.
